Les meilleures pratiques RH pour gérer et rémunérer votre main-d’œuvre canadienne
- Gérer une équipe de travail canadienne comporte plusieurs défis, allant de la gestion précise de la paie à la proposition d’avantages sociaux compétitifs.
- Les entreprises qui recrutent des talents au Canada pourraient avoir besoin d’aide pour naviguer dans un contexte international avec des lois du travail et des politiques fiscales spécifiques.
- Chez VensureHR, nous proposons des solutions complètes de gestion de la paie. Nous vous accompagnons à chaque étape de la gestion de vos ressources humaines. N’hésitez pas à nous contacter pour une solution parfaitement adaptée à vos besoins.
La gestion de votre personnel peut être déterminante dans le succès de votre entreprise. L’adoption des meilleures pratiques RH est essentielle pour assurer que les salariés soient rémunérés à temps et qu’ils aient accès à des avantages sociaux compétitifs. Sans oublier de demeurer conforme aux règles du travail en évolution constante.
Pour rester au sommet de leur forme, les entreprises doivent régulièrement revoir leurs pratiques RH. Elles doivent s’assurer qu’elles sont toujours pertinentes et alignées sur les objectifs commerciaux. Il est également utile d’évaluer si des tâches administratives chronophages pourraient être automatisées.
Pour vous aider, nous avons dressé une liste des meilleures pratiques RH pour gérer la paie, les avantages sociaux ainsi que d’autres tâches RH pour vos employés canadiens.
Commençons !
1. Réussissez à embaucher des professionnels canadiens qualifiés.
L’embauche de talents canadiens constitue une excellente occasion pour les entreprises qui cherchent à accroître leur main-d’œuvre au-delà des frontières. Considérant que 85 % des travailleurs canadiens sont intéressés par des postes hybrides ou entièrement à distance, le moment est parfait pour les intégrer.
Cependant, pénétrer un marché international avec ses propres politiques réglementaires et fiscales peut constituer un véritable défi pour les équipes RH.
Vous prévoyez embaucher des talents canadiens cette année? Garde ceci en tête:
- Exploitez les ressources locales en matière de talent. Utilisez les plateformes d’emploi locales, les réseaux communautaires et les institutions académiques pour entrer en contact avec des professionnels canadiens qualifiés. Établissez des partenariats avec des établissements d’enseignement pour créer des programmes de stages ou participez à des salons de l’emploi pour attirer de nouveaux diplômés.
- Collaborez avec un employeur de référence (EOR). Un EOR facilite l’expansion des entreprises sur différents marchés en prenant en charge des tâches complexes telles que la gestion de la paie, les avantages sociaux, les impôts et la conformité. Chez VensureHR, nous proposons des services EOR et nous offrons un accompagnement professionnel aux entreprises souhaitant opérer au Canada, simplifiant ainsi le processus de manière efficace et sans stress.
2. Mettez en place un processus efficace pour suivre le temps et les présences
La gestion du temps et des présences est une fonction RH essentielle. Cela va au-delà d’une tâche routinière car cela a un impact direct sur les salaires de vos employés et sur la productivité de votre entreprise.
En vertu de la loi canadienne, les employeurs sont tenus de tenir un registre précis des heures travaillées par leurs employés.
— DRHC Canada
L’adoption d’une solution fiable de suivi du temps et des présences est essentielle pour rendre ce processus plus efficace et garantir l’exactitude du traitement des paiements.
Que rechercher dans une solution de suivi des temps et des présences ? Voici quelques conseils :
- Optez pour un système convivial. Sélectionnez une solution de gestion du temps et des présences facile à utiliser, tant pour les employés que pour le personnel RH. Assurez-vous qu’elle offre des fonctionnalités telles que des feuilles de temps en ligne, une accessibilité mobile et des options de « reporting » personnalisées.
- Automatisez la collecte des données de temps. Mettez en place un système qui enregistre automatiquement les pointages d’arrivée, de départ et de pauses de vos employés. Cela réduit la charge administrative et élimine les erreurs manuelles qui pourraient nuire au calcul de la paie.
- Intégrez le système à votre logiciel de paie. Optez pour une solution de suivi du temps qui s’intègre parfaitement à votre logiciel de paie. Cette intégration garantit que les relevés de temps de vos employés sont directement transférés au système de paie, réduisant ainsi la saisie des données et réduisant les risques d’erreurs.
3. Offrez une solide gamme d’avantages sociaux à vos employés
Qu’il s’agisse d’attirer de nouveaux talents ou de fidéliser les employés actuels, disposer d’une solide gamme d’avantages sociaux est indispensable.
Selon un récent sondage, 20 % des employeurs canadiens ont vu, au cours des derniers mois, de nouveaux talents leur échapper : Ils n’étaient pas compétitifs au niveau des salaires et des avantages sociaux.
Alors que nous sommes confrontés à l’incertitude économique et à des budgets réduits, les entreprises doivent repenser leur offre d’avantages sociaux et s’assurer qu’elle correspond aux attentes de leurs employés.
Offrir des avantages sociaux significatifs, en mettant clairement l’accent sur la flexibilité, continuera à jouer un rôle clé.
— Ian Kinsella, directeur général de Morgan McKinley Canada.
Considérez ceci si vous souhaitez repenser votre stratégie d’avantages sociaux :
- Analysez les besoins de votre main-d’œuvre canadienne. Menez des enquêtes ou des groupes de discussion pour comprendre les désirs et les besoins de vos employés. Personnalisez votre gamme d’avantages sociaux en conséquence. Assurez-vous qu’elle correspond à leur style de vie et à leurs priorités.
- Proposez des programmes de santé et de bien-être. Favorisez un environnement de travail sain et heureux en offrant des avantages tels que des abonnements à une salle de sport, un soutien en matière de santé mentale et des ateliers de bien-être.
- Offrez des modalités de travail flexibles. Mettez l’accent sur la flexibilité en proposant des options telles que le travail à distance, des horaires flexibles ou des semaines de travail condensées. Encouragez un équilibre plus sain entre vie professionnelle et vie privée. Vous aurez ainsi un impact très positif sur la satisfaction et la productivité des employés.
Assurez-vous de disposer d’un système de préparation de la paie facile à utiliser pour simplifier le processus de calcul et de déduction des avantages sociaux et éviter toute erreur potentielle.
4 – Utilisez un logiciel automatisé pour traiter la paie avec précision et à temps
Assurer le paiement ponctuel et précis de vos employés comporte une série de tâches RH complexes. En plus de calculer les heures travaillées, vous devez prendre en compte les salaires, les cotisations syndicales, les avantages sociaux, les dépenses et les déductions.
Les erreurs de paie peuvent non seulement entraîner des conséquences juridiques, mais également porter préjudice à la réputation de votre entreprise.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, utiliser une solution logicielle pour automatiser et gérer l’ensemble de votre processus de paie est certainement la meilleure solution. Pourquoi s’appuyer sur des feuilles de calcul et des calculatrices si vous pouvez disposer d’un système plus efficace et plus rentable ?
Appliquez ces conseils pour administrer la paie de manière efficace et décharger votre équipe RH des tâches répétitives et chronophages :
- Automatisez les processus de paie. Optez pour un logiciel de paie qui automatise les calculs, les déductions, les retenues d’impôt et les dépôts directs. Ceci simplifie l’ensemble du processus de paie, réduit les erreurs manuelles et garantit le respect des règles en matière d’emploi. Lorsque vous comparez les options, vérifiez les fonctionnalités de chaque solution de paie pour vous assurer qu’elles répondent aux besoins spécifiques de votre entreprise.
- Demeurez à jour avec la législation fiscale canadienne. Restez informé des dernières lois fiscales et des normes d’emploi et réglementations du travail qui affectent le traitement de la paie.
5 – Demeurez conforme aux lois canadiennes du travail.
Les lois canadiennes du travail évoluent constamment. Les professionnels RH doivent demeurer vigilants afin d’éviter les risques de non-conformité.
Voici quelques conseils pour être conforme :
- Restez informé. Surveillez régulièrement les mises à jour des lois du travail, des normes d’emploi et des réglementations. Abonnez-vous à des infolettres, assistez à des séminaires et n’hésitez pas à consulter des professionnels spécialisés en droit du travail et de l’emploi.
- Documentez tout. Tenez des registres précis et à jour des informations sur les employés, les contrats, les politiques et toute autre modification apportée aux conditions d’emploi. Cette documentation servira de preuve de conformité lors d’audits ou de procédures judiciaires.
- Audits réguliers de conformité. La réalisation d’audits réguliers peut vous aider à identifier et à combler les lacunes et/ou les domaines à améliorer. Ils réduiront les risques de poursuite judiciaires et aideront à promouvoir une culture de travail conforme.
Les équipes RH qui gèrent une main d’œuvre canadienne doivent maîtriser de nombreuses tâches, de la gestion de la paie à la garantie que tout soit conforme aux lois du travail canadiennes.
À mesure que le monde du travail évolue, il est important de vous assurer que vos meilleures pratiques RH sont alignées sur les tendances du marché et les attentes des employés.
Chez VensureHR, nous fournissons des solutions de paie personnalisées clé en main, aux entreprises canadiennes et internationales ayant des employés canadiens. Le fait de confier la gestion de la paie à un prestataire externe permet à votre équipe RH de gagner un temps précieux tout en garantissant que tous vos employés sont payés à temps et avec précision.
Demandez un devis pour en savoir plus sur nos services de paie!