- La gestion d’un effectif au Canada comporte plusieurs défis, allant du traitement de la paie à la mise en place d’avantages sociaux compétitifs.
- Les entreprises qui embauchent des talents au Canada peuvent avoir besoin d’accompagnement pour naviguer dans un environnement complexe, régi par des lois du travail et des exigences fiscales propres à chaque territoire.
- Chez VensureHR, nous proposons des solutions complètes de gestion de la paie aux entreprises canadiennes et nous vous accompagnons à chaque étape du cycle des ressources humaines. Communiquez avec nous pour obtenir une solution personnalisée.
Votre façon de gérer vos effectifs peut faire la différence entre la réussite et l’échec de votre entreprise. La mise en œuvre de pratiques exemplaires en matière de ressources humaines est essentielle pour garantir que les employés sont payés à temps, bénéficient d’avantages sociaux compétitifs et que l’entreprise reste en conformité à une réglementation du travail en constante évolution.
Pour rester à la pointe, les entreprises doivent réexaminer de temps à autre leurs bonnes pratiques en matière de ressources humaines, afin de s’assurer qu’elles restent pertinentes et en adéquation avec leurs objectifs commerciaux. Il peut également être utile d’examiner si certaines tâches administratives pourraient être automatisées.
Pour vous aider, nous avons dressé une liste des meilleures pratiques en matière de ressources humaines pour gérer la paie, les avantages sociaux et d’autres tâches RH pour vos employés canadiens.
Commençons!
1 – Recruter avec succès des professionnels canadiens qualifiés
Le recrutement de professionnels canadiens talentueux est une excellente occasion pour les entreprises qui souhaitent étendre leurs effectifs au-delà des frontières. Étant donné que 85 % des travailleurs canadiens sont intéressés par des postes hybrides ou entièrement à distance, ce pourrait être le moment idéal pour les recruter.
Cependant, pénétrer un marché international doté de ses propres réglementations et politiques fiscales peut représenter un véritable défi pour les équipes RH.
Vous prévoyez embaucher des talents canadiens cette année? Gardez ce qui suit à l’esprit :
- Profitez des bassins de professionnels de talent locaux . Utilisez les sites d’offres d’emploi locaux, les réseaux communautaires et les universités pour entrer en contact avec des candidats canadiens de talent. Mettez en place des partenariats avec des établissements d’enseignement pour mettre en place des programmes de stages ou participez à des salons de l’emploi afin d’attirer de jeunes diplômés.
- Collaborez avec un employeur de référence. Un employeur de référence permet aux entreprises d’être présentes sur différents marchés en se chargeant de toutes les tâches complexes, telles que la gestion de la paie, les avantages sociaux, la fiscalité et la conformité réglementaire. Chez VensureHR, nous fournissons des services d’employeur de référence et des conseils professionnels aux entreprises qui cherchent à exercer leurs activités au Canada, ce qui rend le processus beaucoup plus simple et moins stressant.
2 – Mettre en place un processus efficace pour faire le suivi du temps de travail et des présences
La gestion du temps de travail et des présences des employés est une fonction essentielle des ressources humaines. Cela va bien au-delà d’une simple tâche de routine : cela a des répercussions directes sur les salaires de vos employés et sur la productivité de votre entreprise.
« En vertu de la législation canadienne, les employeurs ont l’obligation de tenir un registre précis des heures travaillées par leurs employés. »
— HRD Canada
L’adoption d’une solution fiable de suivi du temps est essentielle pour rendre ce processus plus efficace et garantir la précision lors du traitement des paiements.
Quels critères prendre en compte pour choisir une solution de gestion des temps de travail et des présences? Voici quelques conseils :
- Choisissez un système convivial. Recherchez une solution de gestion du temps de travail et des présences qui soit facile à utiliser tant pour les employés que pour le personnel des ressources humaines. Tenez compte des fonctionnalités, telles que les feuilles de temps en ligne, l’accessibilité mobile et les options de rapports personnalisables.
- Automatisez la saisie du temps travaillé. Mettez en place un système qui enregistre automatiquement les heures d’arrivée, de départ et les pauses de vos employés. Cela réduit le fardeau administratif et élimine les erreurs manuelles qui peuvent nuire à vos calculs de la paie.
- Assurez une intégration avec le logiciel de paie. Cherchez une solution de suivi du temps qui s’intègre à votre logiciel de paie. Cette intégration garantit que les feuilles de temps de vos employés sont directement transférées au système de paie, ce qui minimise la saisie des données et réduit les risques d’erreurs.
3 – Offrir un ensemble solide d’avantages sociaux aux employés
Qu’il s’agisse d’attirer de nouveaux professionnels ou de fidéliser les employés actuels, proposer un ensemble solide d’avantages sociaux est essentiel pour chaque entreprise.
Une enquête récente a révélé que 20 % des employeurs canadiens ont vu des professionnels de talent leur échapper au cours des derniers mois, car ils ne pouvaient pas rivaliser en matière de salaire et d’avantages sociaux.
Face à l’incertitude économique et à la réduction des budgets, les entreprises doivent repenser leur offre d’avantages sociaux et s’assurer qu’elle répond aux attentes de leurs employés.
« Proposer des avantages sociaux pertinents, en mettant clairement l’accent sur la flexibilité, continuera de jouer un rôle essentiel. »
— Ian Kinsella, directeur général de Morgan McKinley Canada.
Si vous souhaitez remanier votre stratégie en matière d’avantages sociaux pour vos employés cette année, tenez compte des éléments suivants :
- Évaluez les besoins de votre main-d’œuvre canadienne. Menez des sondages ou organisez des groupes de discussion pour comprendre les désirs et les besoins de vos employés. Personnalisez votre ensemble d’avantages sociaux en conséquence, en vous assurant qu’il correspond à leur mode de vie et à leurs priorités.
- Offrez des programmes en matière de santé et de bien-être. Favorisez un environnement de travail sain et épanouissant en proposant des avantages sociaux, tels que des abonnements à des salles de sport, un accompagnement en matière de santé mentale et des ateliers consacrés au bien-être.
- Proposez des modalités de travail flexibles. Mettez l’accent sur la flexibilité en offrant des options, telles que le travail à distance, des heures flexibles ou des semaines de travail comprimées. La promotion d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée peut avoir une incidence très positive sur la satisfaction et la productivité des employés.
- Assurez-vous d’avoir un système de préparation de la paie facile à utiliser. Pour simplifier le calcul et la déduction des avantages sociaux des employés afin d’éviter toute erreur potentielle.
4 – Utiliser un logiciel automatisé pour traiter la paie avec exactitude et à temps
Veiller à ce que vos employés soient payés dans les délais et avec exactitude implique toute une série de tâches complexes en matière de ressources humaines. Vous devez calculer les heures travaillées par les employés, mais aussi calculer leur salaire, leurs cotisations syndicales, leurs avantages sociaux, leurs dépenses et leurs retenues.
Les erreurs de paie peuvent non seulement avoir des conséquences juridiques, mais aussi nuire à la réputation de votre entreprise.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, l’utilisation d’une solution logicielle pour automatiser et gérer l’ensemble de votre processus de paie est certainement la meilleure façon de procéder. Pourquoi se fier aux feuilles de calcul et aux calculatrices si vous pouvez utiliser un système plus rentable?
Suivez ces conseils pour gérer efficacement la paie et soulager votre équipe RH des tâches fastidieuses et routinières :
- Automatisez les processus de paie. Choisissez un logiciel de paie pour automatiser les calculs, les déductions, les retenues d’impôt et les dépôts directs. Cela simplifie l’ensemble du processus de gestion de la paie, réduit les erreurs manuelles et garantit le respect de la réglementation en matière d’emploi. Lorsque vous comparez les différentes options, examinez les fonctionnalités de chaque solution de gestion de la paie pour vous assurer qu’elles répondent aux besoins de votre entreprise.
- Tenez-vous au courant des lois fiscales. Restez informé des plus récentes lois fiscales, normes d’emploi et réglementations du travail applicables au traitement de la paie au Canada.
5 – Respecter les lois canadiennes sur le travail
La législation canadienne du travail évolue constamment, et les professionnels des ressources humaines doivent veiller à respecter la réglementation afin d’éviter tout risque juridique.
Voici quelques conseils pour assurer la conformité cette année :
- Restez informé. Suivez régulièrement l’évolution de la législation du travail, des normes d’emploi et de la réglementation relative au milieu de travail. Abonnez-vous aux bulletins d’information pertinents, participez à des séminaires ou consultez des professionnels du droit du travail.
- Documentez tout. Tenez des registres précis et à jour contenant les renseignements sur les employés, les contrats, les politiques et toute modification apportée aux conditions d’emploi. Cette documentation servira de preuve de conformité lors de vérifications ou de procédures judiciaires.
- Effectuez des vérifications périodiques de la conformité. Des vérifications périodiques peuvent vous aider à déterminer et à corriger les lacunes ou les points à améliorer, ce qui permet de réduire les risques juridiques et de favoriser une culture d’entreprise respectueuse de la conformité.
Lorsqu’elles gèrent un effectif canadien, les équipes des RH doivent jongler avec de nombreuses tâches, allant du traitement de la paie à la vérification du respect de la législation du travail canadienne par chaque employé.
À mesure que le monde du travail évolue, vous devez veiller à ce que vos bonnes pratiques en matière de ressources humaines soient en phase avec les tendances du marché et les attentes de vos employés.
Chez VensureHR, nous offrons des solutions de paie complètes et personnalisées aux entreprises canadiennes et multinationales qui emploient du personnel au Canada. L’impartition de la paie peut permettre à votre équipe RH de gagner un temps précieux, tout en garantissant que tous vos employés sont rémunérés avec précision et à temps.
Demandez un devis pour en savoir plus sur nos services de gestion de la paie!
